על עסקים, הנהלות ונתונים
המאמר עוסק בצורך בהטמעת תרבות ניהולית מבוססת נתונים כמנוף להצלחה עסקית. במסגרת המאמר נחלק את הארגונים למספר קטגוריות לצורך הדיון. בקטגוריה הראשונה נתייחס לארגונים גדולים ובינוניים הכפופים לרגולציה, בין אם מדובר ברגולציה הנובעת מתקני איכות המוכתבים על ידי השוק ו/או גופי פיקוח ואם כזו החלה על חברות בורסאיות והמחויבים בדיווח תקופתי (רבעוני/שנתי). ארגונים בקטגוריה הזו מחויבים להטמעת מערכי דווח ובקרה המביאים את הארגון בסופו של יום להתמודד עם דווחים מפורטים של התוצאות העסקיות עד לרמת יחידות רווח ומרכזי עלות למיניהם. בארגונים אלה הדוחות והנתונים מככבים. כל פעילות מלווה בתיעוד ועדכון במערכות המידע של הארגון, דוחות שוטפים נשלפים בתדירות קבועה ממערכות הארגון ולקראת כל סוף רבעון הארגון כמרקחה. הצורך לעמוד ביעדי הדיווח הופך להיות אחת המשימות החשובות והמרכזיות בארגון. חשיבות הנתונים היא לא רק בעצם הדיווח לדירקטוריון/בורסה אלא מאפשר לארגון לבחון את השגת המטרות והיעדים העסקיים שהציב לעצמו, לנתח מחירי שירותים ופריטים, לבחון רווחיות פרויקטים, לגבש תקציב (מחלקתי/ארגוני), לתכנן את העתיד העסקי ועוד. או במילים אחרות היא פשוט מאפשר להנהלה לנהל.
ארגונים בקטגוריה זו, בונים מערך מידע תומך החלטה הכולל בד"כ מערכת מידע מרכזית (ERP) ומחסני נתונים (DW) הגוזרים תמונות מידע תקופתיות לבצוע ניתוחים באמצעות מערכות בינה עסקית (BI). מערך מידע מסוג זה מחייב השקעה בכסף ובמשאבים ארגוניים בבנייתו והטמעתו של מערך המידע ( מדובר בד"כ בפרויקטים רב שלביים המתפרסים על פני מספר שנים ). גם לאחר בניית המערך נדרשת השקעה שוטפת בצוות בתחזוקת מערך המידע.
בקטגוריה השניה נתייחס לארגונים ועסקים קטנים ובינוניים, שבד"כ אינם כפופים לרגולציה, בקטגוריה זו המצב, לעיתים קרובות, שונה. מניסיוננו, גופים בקטגוריה זו אינם מסוגלים ו/או רוצים להשקיע את הסכומים הנדרשים לבנית מערך מידע תומך כפי שתואר לעייל.
לצורך הדיון נפלח את הקטגוריה הזו לשני סוגים עיקריים:
הסוג הראשון כולל עסקים קטנים ובינוניים הכוללים מחד מספר קטן של עובדים ומאידך מספר קטן של מוצרים/שירותים נמכרים.
הסוג השני כולל עסקים קטנים ובינוניים שמאופיינים או במספר גדול של עובדים או במספר גדול של מוצרים/שירותים נמכרים ולעיתים בשניהם.
עסקים קטנים מהסוג הראשון יכולים לשרוד גם ללא מערך מידע תומך החלטות. פעמים רבות כל המידע מצוי בראשם של הבעלים. נבהיר שההמלצה, גם בארגונים שכאלה, לבנות כבר בשלב הראשוני מערך מידע תומך. עסק הנבנה מלכתחילה עם מערך מידע תומך יתמודד טוב יותר לא רק עם משברים ו/או צמיחה עתידית, אלא גם עם הניהול השוטף . עסקים קטנים ובינוניים מהסוג השני, אשר נאלצים להתמודד עם פעילות עסקית מורכבת יותר, יתקשו לשרוד ללא מערך מידע תומך ומתאים.
עסקים קטנים ובינוניים מסתפקים לעיתים במינימום בו הם מחויבים על פי חוק, קרי ניהול ספר חשבונות ראשי, אם באמצעות שרותי מיקור חוץ מלשכת שירות ואם באמצעות צוות פנימי. זהו הכרח אבל בהחלט לא מספיק לקבלת החלטות ניהוליות/עסקיות. ככל שהארגון גדל וצומח מגוון השיקולים וקבלת ההחלטות העסקיות שהנהלה נדרשת לעשות הופכים למורכבים ו המחייבים ירידה לפרטים. בארגון בהיקף פעילות בסדרי גודל בינוניים עם פעילות עסקית מורכבת יותר מחזור עסקי גדול יותר, רמת הסיכון עולה, וקבלת ההחלטות חייבת להתבסס על נתונים ולא רק על תחושה אינטואיטיבית.
לרוב, בעסק קטן קבלת ההחלטות היא של בעל העסק ובנויה לא פעם על החלטות אינטואיטיביות ותמחור פשוט יחסית. ככל שארגון צומח הוא נדרש להקים צוות הנהלה שיקבל החלטות. הבסיס ליצירת השפה המשותפת בהנהלה הוא הנתונים הכספיים. מנכ"ל, מנהל כספים, מנהל שיווק מחויבים להכיר את הנתונים לעומקים, לנתח ולהגיע לתובנות עסקיות שיאפשרו קבלת החלטות מושכלות.
המציאות העסקית בה נתקלנו בלא מעט עסקים קטנים ובינוניים שליווינו הייתה שונה. מצאנו עסקים רבים בהם חסר בסיס נתונים או שיש בסיס נתונים חלקי שאינו מאפשר שליפת נתונים מהירה ואפקטיבית שתעמוד לרשות ההנהלה בקבלת החלטות עסקיות. הפגיעה העסקית ברורה, להלן מספר דוגמאות שיבהירו למה חוסר בבסיס נתונים או בסיס נתונים חלקי ולא שלם גורמים :
בכמה נמכור מוצר, כמה הנחה לתת, האם לאחר ההנחה הוא עדיין רווחי, מהן העלויות האמתיות שלנו. אי וודאות ביחס לנתונים מקשה על קבלת החלטות עסקיות במהלך השנה.
המשאב האנושי הוא אחת העלויות המרכזיות של עסק. יש צורך לדעת מהן העלויות האמתיות של המעסיק (שכר ברוטו + עלויות מעביד + תקורות) כדי לדעת האם הארגון מתנהל נכון וביעילות.
מי הם הלקוחות הרווחיים של העסק, מי לא. כשלא יודעים נתון זה מתקשים לעשות טיוב לקוחות והחלטה באילו לקוחות להשקיע יותר, באילו לקוחות להשקיע פחות ובאילו לקוחות נדרש טיפול יסודי לשיפור תעריפים ו/או סיום התקשרות.
מספר הלקוחות חדשים הצטרפו לעסק. האם הם לקוחות אסטרטגיים או לקוחות חד פעמים התורמים לשורת הרווח באופן חד פעמי. לקוחות אלה לא ימנפו את הארגון למקומות האסטרטגיים אליהם הוא שואף להגיע.
קושי לתמחר מראש פרויקטים ו/או למדוד בדיעבד את רווחיות הפרויקטים וכפועל יוצא מכך קושי להציע הצעות מחיר אטרקטיביות ללקוחות תוך שמירה על רווחיות לעסק.קושי לקבוע יעדים למדדי ביצוע (KPI) וקושי בחינה וכימות בדיעבד של העמידה ביעדים עסקיים.
אי הסכמות על נתונים גורם לבעיות, קשיים וויכוחים בין בעלי התפקידים הניהוליים ומקשים על השגת מיקוד בעבודת העסק
ואלה מקצת הדוגמאות שנתקלנו בהן בעבודתנו.
עסק קטן שצמח לארגון בינוני וממשיך לקיים תרבות ניהולית של עסק קטן עלול למצוא את עצמו על עברי פי פחת מבחינה עסקית. הנהלת החברה נדרשת לא רק לגדול במכירות, ברווח אלא חייבת להתאים את התרבות והתשתית הניהולית לארגון המתפתח.
הנהלה צריכה להטמיע תרבות ניהולית שאחת מאבני היסוד שלה הוא שיח המבוסס על נתונים ועובדות. אז איך לעשות את זה נכון?.
השלב הראשון הוא יצירת תשתית נתונים מתאימה.
במסגרת זו נגדיר תחילה מתווה לאוכלוסיית דוחות ונתונים הנדרשים לצורך הניתוח העסקי. על בסיס מתווה הדוחות והנתונים הנדרשים נבנה מחסן נתונים ( DW ) עסקיים הכולל נתונים ממאגרי המידע של הפירמה לצורך הניתוח התקופתי. נתונים אלה כוללים בד"כ תמונת נתונים תפעוליים וכספיים המתייחסים הן לפירוט ההכנסות עד לרמת הפרוייקט והפריט והן לפירוט העלויות עד לרמת התשומה הבודדת. כל פרט מהנתונים צריך לכלול שיוך מתאים למרכז עלות/רווח. נדגיש כי במידה ולא קיים במערכות התפעוליות שיוך למרכז עלות או רווח לא ניתן יהיה להתקדם לקראת דוחות כספיים לפני מהלך טיוב והטמעת נהלי עבודה מתאימים.
השלב השני בניית תרבות ניהולית המבוססת על נתונים.
במקביל לבניית מסד הנתונים יש צורך לבנות תרבות ניהולית ממוקדת תוצאות. זהו אתגר לא פשוט אבל בהחלט אפשרי. איך עושים זאת.
ישנם 3 דגשים שחשוב להקפיד עליהם.
לוח שעונים ניהולי DASHBOARD)). יש צורך להגדיר מספר פרמטרים ודוחות ניהוליים העומדים לרשות המנהל/ההנהלה ומעודכנים אוטומטית לשולחן העבודה של המנהל/ת באופן יזום על ידי המערכת. כלומר כל בוקר כשמנהל/ת פותח/ת את המחשב הוא/היא רואה את לוח השעונים הניהולי, בדיוק כמו שנהג המדליק את הרכב רואה את הפרמטרים המרכזיים של המכונית שלו ויודע אם הוא יכול לנסוע או שנדלקת לו נורית אזהרה אליה צריך לשים לב.
שיח סביב נתונים. כל השיח הניהולי בחברה בין מנהלים ובין מנהלים לעובדים צריך להתקיים סביב נתונים. מבלי לזלזל בתחושות בטן או באינטואיציה העסקית הבסיס לשיח הניהולי חייב להיות נתונים. שיח כגון "פגשתי את X ובעתיד הוא יזרים עבודה ועל סמך הבטחה העתידית אני מעוניין לקלוט עוד כ"א" מחייב התייחסות מאוד זהירה. אם בעבר ניתן היה לקבל החלטות על סמך שיח כזה, כיום לרשות ההנהלה עומדים הכלים לבחון את ההשלכות הכלכליות של החלטותיה.
בנצ'מרק. היכולת של הארגון להשוות עצמו למתחרים, בעיקר בכל הנוגע לנתונים מאפשר לדעת היכן הארגון ממוקם במרחב העסקי בו הוא פועל, עד כמה הוא מתנהל נכון ובאופן אפקטיבי.
מומלץ לאמץ דפוסי דווח שוטף קבועים אחת לחדש ולרבעון גם אם הארגון אינו מחוייב לדפוסים שכאלה. קרי, אחת לחודש נבחנים ביצועי החודש הקודם. בסיומו של כל רבעון מתכנסת ישיבת הנהלה ובוחנת את ביצועי הארגון ברבעון האחרון. הבחינה מתבצעת אל מול הדוחות המונפקים ממסד הנתונים. אחת לשנה מתכנסת הנהלת החברה לבחון את הביצועים העסקיים של השנה הקודמת.
בחינת ביצועי החברה בראיה חודשית, רבעונית ושנתית מאפשרת בחינה אסטרטגית על התוצאות העסקיות תוך קבלת החלטות נדרשות. לכאורה טריוויאלי. בפועל בלא מעט עסקים שעבדנו בהם תהליכים אלה לא מתרחשים.